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| いわゆる建設CALS/EC で求められる各種書類の電子納品。長期間にわたり発生する多種多様、かつ大量の書類を、いかに電子化し分類するかがポイントとなる中、建設CALS/EC向け紙文書電子化支援システムが、その効率化に力を発揮しています。 |
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| ■会 社 名: |
小田島建設株式会社 |
| ■住所: |
岩手県北上市和賀町堅川目1-33-21 |
| ■従業員数: |
39名 |
| ■事業内容: |
土木工事業、環境リサイクル事業や治山、農業土木などの土木工事を主体に、最近は環境分野にも進出。 |
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| 「着工届」「工程表」といった契約関係書類、「出来形管理図」「各種測 定結果」などの管理書類、「工事日誌」「協議・報告書」等の施工段階 の書類など、1つの工事で段ボール何箱分にもなる膨大な書類が必要 となります。日々発生し続ける書類を、納品用に電子化し、確実に仕分けて管理する…。この業務をなんとか効率化する方法はないかと考えていました。 |
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| 常にいくつかの工事物件が並行して進行していますので、進行中の関係書類だけでも相当な量になります。少しでも整理を怠ると机の周りはあっという間に書類の山、数日前の書類を探すのも一苦労という状態になってしまいます。さらに、段ボール箱に収められた過去の工事書類については、参考にしようと思っても、探し出す手間を考えたら事実上難しいと言えるでしょう。また、これらの書類の保管スペースも、大きな課題になっています。 |
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| 例えば50枚の書類を電子化してフォルダに仕分ける場合、従来ですと2、3時間はかかっていましたが、建設CALS/EC向け紙文書電子化支援システムを使えば、10分〜15分で済んでしまいます。 基本的には複合機の操作パネルだけでスキャニングから保存先のフォルダの指定まで行えますので、操作が簡単なところがいいですね。 また、こういった日々の書類整理が、そのまま電子納品の準備につな がっていますので、業務全体を通じて大きな効率化につながっています。 |
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| 書類を電子化していくことで、書類の検索性が高まります。進行中物件の関係書類はもちろんですが、過去の書 類の閲覧性も飛躍的に高まりました。ですので今では、納品に必要な書類以外のものについても、どんどん電子化して管理するようにしています。事務所内は工事関係者など人の出入りも多いので、書類を机の上に出しておくよりも、パソコンに保存しておいた方が、セキュリティの意味でも安心できます。 |
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| ●導入機種 デジタルフルカラー複合機［MX-3501FN×1 台/［MX-2300FG］×3台/ 建設CALS/EC 向け紙文書電子化支援システム |