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顧客に「セキュリティ」を勧めるには、まず自社内からと社長様の熱い思いでドキュメント管理に取り組まれているフォローアップシステムズ様。
ICカード認証+SharpAccountantLiteによる「ログ管理」が、紙書類の安全性を高めると同時に、社内のセキュリティ意識向上に役立っています。 |
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| 仕事柄、パソコンやそのデータの扱いには慎重であるのに対し、プリントアウトした書類が出力機器のトレイに放置されていたり、机上に無造作に置かれている…。紙書類がぞんざいに扱われている様子を見て、「このままでは、会社としての評価、信頼度にも影響しかねない」と、社長様がドキュメント管理の必要性を強く意識されるようになりました。 |
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| コピー、FAX、プリントアウトと、様々な書類の出入口である複合機は、実はパソコン並みにセキュリティ対策を講じるべきではないだろうか…。お取引先に対して「セキュリティ」を提案している立場からも、ドキュメントセキュリティに、もっと積極的に取り組まなければいけないと考えていました。 |
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複合機のユーザー認証には社員全員が持っているFeliCa（Suica・PASMO）を採用。ログ管理にはSharpAccountantLiteを導入。これにより万一、複合機から出力された書類（プリントアウト、コピー、FAX）から情報漏えい等が起こってしまっても、原因の追跡が可能になります。
また、ドキュメントセキュリティポリシーを策定し、「データを出力するところまでしっかりと把握できる」環境を構築する中で、社内のセキュリティ意識も徐々に高まってきています。 |
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| ドキュメント管理の一環として顧客情報の管理にも取り組みました。「やさしく名刺ファイリング」を導入することで、これまで名刺という紙媒体で個々が管理していた顧客情報を、データベース化し一元管理することで、セキュリティ性はもちろん、情報活用の幅も大きく拡がりました。 |
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●導入機種
・デジタルフルカラー複合機［MX-3500FN］
・ICカードリーダ（FeliCa対応）［MX-ECX2］
・SharpAccountantLite［MX-AKX3］
・アプリケーション通信キット［MX-AMX2］
・やさしく名刺ファイリングPRO V7.0 |